Recept za iskanje zaposlitve! Profil: poslovna sekretarka/tajnica
Objavljeno: ponedeljek, 25.4.2005
Delo tajnice ni enostavno, zna biti precej zahtevno. V dinamičnih, nestalnih, okoliščinah mora znati tajnica vedno ohranjati stabilnost in sistematično, včasih intuitivno, urejati nered.
Vsak šef od svoje tajnice pričakuje, da se lahko nanjo zanese. Če bo šef kdaj vstal z levo nogo in mu tisti dan resnično ne bo šlo nič od rok, bo morala njegova tajnica prevzeti »vajeti v svoje roke« in poskušala rešiti, kar se rešiti da. Hitro mu bo odpovedala udeležbo na sestanku zaradi »tehtnih razlogov«, z nekaj lepimi besedami ga bo spravila v boljšo voljo, dokončala bo njegovo poročilo, ki bi moralo biti pripravljeno do večera, napovedanim obiskovalcem ne bo dovolila, da motijo šefovo »koncentracijo« in ravno na tisti dan mu bo pripravila najboljšo kavo, ki jo je kadarkoli naredila.
No, malo karikiram. Mitov o tajnici je zares veliko, kar pa zagotovo velja je to, da je to delo, kljub številnim administrativnim opravilom, zanimivo, hkrati pa zagotovo odgovorno. Iskalke in iskalci zaposlitve se morate, ko pišete prošnjo za delo poslovnega sekretarja, prikazati kot urejeni in metodični. Delo tajnice zahteva pisanje številnih poslovnih pisem , vabil, zahval, pritožb, predlogov, priporočil..., zato mora biti tudi vaša pisna predstavitev brezhibna. To je vaše delo!
Zelo pomembne so tudi vaše sposobnosti verbalnega komuniciranja in sposobnosti vodenja ljudi. Delo tajnice pogosto zajema kontaktiranje in sprejem strank, organiziranje sestankov in poslovnih dogodkov, vodenje manjših skupin in seveda veliko telefoniranja. Zaželeno je tekoče knjižno znanje slovenščine in aktivno znanje tujih jezikov (vsaj angleški jezik). Vse to poudarite v vaši prijavi.
Naslednje, kar morate poudariti v vaši prošnji so vaše organizacijske sposobnosti. Ker boste svojemu šefu njegova »desna roka«, bo od vas zahteval samostojnost, samoiniciativnost in zanesljivost pri izvrševanju zastavljenih obveznosti. Vaše delo bo opravljanje nalog, ki so dopolnilo delu vašega šefa, torej bo predpostavljal, da se mu s temi nalogami ne bo treba ukvarjati (in jih niti preverjati), ker ima za to vas.
Tam, kjer je administracija, je tudi delo z računalnikom, zato v predstavitvi ocenite vaše veščine uporabe računalnika. Zavedati se morate, da si brez obvladovanja osnovnih uporabniških programov (Word, Excel), elektronske pošte in interneta, ni moč predstavljati uspešnega tajniškega dela. Brez skrbi, od vas šef vsekakor ne bo zahteval znanja iz programiranja, vendar pa bo bil zelo pozoren na vaše ročne spretnosti tipkanja in iznajdljivost pri delu z osnovnimi programi.
Izobrazbene zahteve
Glede tega kriterija imajo različni delodajalci različna mnenja oz. so za opravljanje tega dela primerni ljudje z različnimi stopnjami (V., VI. ali VII.) in vrstami izobrazbe. Morda so nekoliko v prednosti kandidati z izobrazbo ekonomske in/ali komercialne smeri, ni pa nujno. Primerni so tudi kandidati s formalno izobrazbo iz naslednjih področij: organizacijske vede, uprava, pravo, komunikologija, sociologija, socialno delo in drugi družboslovni študiji.
Za zaključek spregovorimo še o urejenosti. Eden od klišejev, ki krožijo okoli je, da mora imeti prava tajnica »dober glas in stas«. To je seveda še en mit, ki drži predvsem v ameriških filmih, ne pa v realnosti. Delo tajnice - poslovne sekretarke nosi številne odgovornosti, zato je v prvi vrsti pomembna njena usposobljenost in zanesljivost na delovnem mestu. Kljub temu so pa vsaj minimalni standardi urejenosti, tako osebnostni kot fizični, pri tem delu zaželeni, saj delo tajnice pogosto vključuje stike s poslovnimi partnerji in strankami podjetja in je pogosto tudi prvi posrednik med podjetjem in njegovim zunanjim poslovnim okoljem.
|